CDI - Assistant.e de Direction junior H/F

L'Assistant de Direction junior apporte un soutien essentiel à l'Assistant de Direction du CEO et de la Chief Sales Officer, en contribuant à la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités de ces deux dirigeants. Il/elle intervient pour optimiser la gestion de leur emploi du temps, faciliter les échanges d’informations et assurer un suivi efficace des tâches et des projets en cours.

Responsabilités :

• Organisation et planification des activités :

  • Aide à la gestion des agendas des CEO et Chief Sales Officer : planification des réunions, rendez-vous, déplacements

  • Préparation des réunions et des conférences : réservation des salles, préparation des supports, prise en charge des participants

  • Suivi des demandes et priorités liées aux activités des CEO et Chief Sales Officer

• Communication interne et externe :

  • Accueil téléphonique et physique des visiteurs du CEO et du Chief Sales Officer

  • Coordination avec les différents départements internes (ressources humaines, finances, etc.) et partenaires externes

  • Préparation de présentations et rapports pour les réunions stratégiques, en soutien à l'Assistant de Direction

• Soutien à la gestion administrative :

  • Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, etc.) à la demande de l'Assistant de Direction du CEO et du Chief Sales Officer

  • Gestion et suivi de la correspondance (courriels, appels téléphoniques, courriers) en coordination avec l'Assistant de Direction

  • Classement et archivage des documents liés aux activités du CEO et du Chief Sales Officer

  Soutien à la gestion des ressources :

  • Suivi des fournitures de bureau et gestion des commandes de matériel en lien avec les besoins du CEO et du Chief Sales Officer

  • Aide à la gestion des budgets et des dépenses administratives liées aux activités des deux dirigeants

• Gestion des notes de frais :

  • Collecte, vérification et traitement des notes de frais des CEO et Chief Sales Officer

  • Suivi des remboursements et gestion des justificatifs nécessaires

• Assistance sur les projets spécifiques :

  • Aide à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décisions stratégiques

  • Suivi des projets et des actions en cours pour garantir le respect des délais et des priorités

  • Aide à la préparation du showroom : coordination des actions logistiques, préparation des éléments visuels, gestion des plannings et suivi des ressources pour le bon déroulement de l’événement

Vous êtes diplômé.e d’une formation Bac +2/3 en gestion, administration, ou tout domaine similaire.
Vous faites état d’une expérience de minimum 3 ans à un poste similaire auprès d’une Direction Générale et/ou d’une Direction Commerciale, idéalement dans l’univers du luxe ou de la mode.

Compétences requises :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion de projets.

• Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral, en français et en anglais. La maîtrise d’une troisième langue (italien, mandarin, espagnol) serait un plus.

Qualités recherchées :

• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Bonne communication orale et écrite

• Discrétion, rigueur et sens du service

• Esprit d’équipe

• Autonomie et proactivité

• Sens de l’initiative

• Capacité à travailler en étroite collaboration avec plusieurs parties prenantes

Conformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.